شعبة الوثائق وشؤون الخريجين
يتولى الموظف المسؤول عن الوثائق الخريجين المهام الاتية :
الاحتفاظ ببطاقات درجات الطلبة الخريجين مصادق عليها من قبل رئيس القسم المختص وموظف التسجيل وعميد الكلية وهي تعتبر وثيقة رسمية.
تزويد الطلبة الخريجين بالوثائق المطلوبة وفقا للقانون والتعليمات النافذة
تزويد الطلبة الخريجين بالمخاطبات المطلوبة .
تزويد الطلبة الخريجين بالشهادات الجدارية .
الاحتفاظ بنظام المعلومات الخاصة بالخريجين .
اقتراح الفعاليات الخاصة بالتواصل مع الخريجين .
الاحتفاظ بأضابير الطلبة الخريجين .
الاعداد لاحتفالات تكريم الخريجين واحتفالات تخرجهم
تختص هذه الوحدة بتجميع الوثائق والمعلومات وتصنيفها والاحتفاظ ورقيا والكترونيا وتقديمها الى كلفة وحدات الكلية والجهات الاخرى ذات العلاقة
مهام الوحدة :
من ابرز مهام وحدة الوثائق و الخريجين :
اصدار وثائق التخرج بدون درجات مع وثائق التخرج بالدرجات باللغتين الانكليزية و العربية و كذلك اصدار الشهادات الجدارية و منح كتب التأييدات للطلبة الخريجين .
ارسال كتب الى مديرية التربية ومن ثم الى مدارس المتخرجين لجلب وثائق تخرج الاعدادية بالدرجات مصدقة من التربية قبل اصدار وثائق تخرج الكلية
ارسال الوثائق الخاصة بالخريجين لمصادقتها في رئاسة الجامعة ووزارة الخارجية بطلب من الخريج بعد مصادقتها في كليتنا
نشر اسماء الخريجين لكل دفعة بقائمة و ارسالها الى رئاسة الجامعة .
تدقيق درجات الطلبة في الماستر شيت قبل وضعها على الوثيقة اضافة الى تدقيق الامر الجامعي الخاص بكل دفعة سواء كانوا من الدور الاول او الدور الثاني او ( التكميلي ) .
حفظ نسخة من الوثائق بالدرجات و بدون درجات و الشهادة الجدارية المصدقة قبل تسليمها للخريج .
بعد صدور الأمر الجامعي للدورين الاول و الثاني تقوم باصدار اداري موحد للدورين .
اصدار امر اداري بدمج التسلسلات بعد صدور الأوامر الجامعية للدورين الأول و الثاني .
الاجابة على كتب صحة الصدور ( وثائق الخريجين ) من قبل الكتب الواردة الينا عن طريق ورارة الخارجية و كافة دوائر الدولة .
الارشفة الالكترونية
اجابة الكتب الخاصة بالوثائق .
تنظيم ملفات الخريجين في كل دفعة .
تنظيم بطاقات الطلبة من المرحلة الاولى الى المرحلة الرابعة .
مهام شعبة التسجيل :
- تقوم شعبة التسجيل بالإجابة عن الكتب عن الكتب التي ترد من رئاسة الجامعة من جميع وحداتها و شعبها بما فيهما مكتب رئيس الجامعة و مساعديه . كما تقوم شعبة التسجيل باصدار الكتب التي ترسل الى الجامعة , و مخاطبة عمادات الكليات الاخرى بملا يخص شؤون الطلبة كافة .
- استقبال الطلبة الجدد في بداية كل عام دراسي جديد و تسجيلهم يدويا و الكترونيا و ضمن نظام الاكسل كما تعتمد سياسة القبول على معدل الطالب و فرعة العلمي .
- ترتيب اضابير الطلاب الجدد و العمل على ارشفتها , باضافة الى ترتيب اضابير طلاب الكلية جميعا .
- اصدار تأييدات دراسة لطلاب الكلية كافة .
- اصدار و الاوامر الادارية المتعلقة برسوب الطلبة بالغياب و لغاء القبول و قبول الطلبة و استضافة و النقل و الى اخره …….
- التنسيق مع الاقسام العلمية و توزيع الاوامر الادارية الخاصة بالطلبة و متعلقاتهم بالرسوب و القبول و الغاه ة استضافة و نقل و تأجيل .
- التنسيق مع قسم التسجيل في رئاسة الجامعة و مراجعتهم بشكل دوري فيما يخص الطلبة و امورهم .
- الاتصال التام بالطلبة و كل ما يتعلق بهم و مراجعتهم لهذه الشبعة من تعديل ترشيح و نقل و استضافة و حسب توقيت الوزارة فيما يخص كل موضوع .